Gestion de salle de courrier
En externalisant la gestion de votre salle de courrier, vous améliorez l’efficacité de votre entreprise et réduisez vos coûts. En prenant en charge votre logistique postale, nous vous garantissons que vos informations parviendront au bon destinataire au bon moment sous la bonne forme. Concentrez-vous sur votre cœur de métier. Confiez la gestion efficace de votre salle courrier à un spécialiste reconnu.
Courrier Arrivé
> Gestion transport et logistique des flux si la prestation est réalisée dans nos locaux
> Réception des plis par La Poste et collecte des boîtes aux lettres si prestation in situ
> Pesage et/ou comptage des plis
> Enregistrement des recommandés entrants
> Ouverture des plis manuelle ou sur banc
> Tri, dispatching, orientation, affinage, ventilation par catégories ou services en fonction du besoin du client
> Livraison physique ou numérique (en lien avec vos applications métier si existantes) et possibilité d’interfaçage avec GED
> Reporting en temps réel
> Archivage, destruction des documents...
Courrier Départ
> Collecte du courrier départ
> Traitement des recommandés
> Affranchissement
> Remise en poste
> Traitement et départ des navettes entre vos différents sites
Courrier entrant
La gestion des flux documentaires est traditionnellement assurée par les services de salle courrier. Toutefois, cette gestion est remise en cause par les canaux digitaux de communication. Externaliser la gestion de votre courrier entrant en dématérialisant à la source vous permettra d’homogénéiser le traitement de vos flux entrants, de rationaliser la circulation et le stockage. Accédez de façon sécurisée à vos données tout en diminuant vos coûts et vos délais de traitement.
Mise à disposition d’un service digital
> Ouverture, tri et dépollution
> Numérisation avec un soin particulier sur la qualité de la préparation
> Indexation / vidéocodage
> Injection des documents et métadonnées dans :
- GED / ERP Client
- GED Partenaire
- GED Documenthom
> Archivages sécurisés
> Destruction, remise de certificat
Stockage et logistique de communication
Quels que soient vos besoins et la complexité de vos projets, nous vous proposons une prestation logistique sur-mesure.
Notre prestation comprend la réception, le conditionnement, la mise sous kit, le stockage, mais aussi la personnalisation et le routage de mailings.
Supports gérés : catalogues, brochures, magazines, objets publicitaires.
> Réception, contrôle, entrée en stock
> Préparation des commandes
> Emballage/ mise sous pli/colis
> Affranchissement
> Remise en poste ou expéditions via transporteur
> Gestion de stock/Inventaire
> Reporting (extranet)
Gestion de processus administratifs (BPO)
Le Business Process Outsourcing (BPO) est une pratique qui consiste à confier une tâche interne ou un métier complet à un prestataire extérieur à l’entreprise. Une fois ces activités identifiées, il suffit d’en confier la gestion à des prestataires dont c’est la spécialité. La principale raison de la mise en place d’une stratégie BPO est la diminution des coûts de production ou d’activité. Le Business Process Outsourcing implique une relation de proximité entre les deux parties, l’entreprise cliente et le prestataire.
Processus couverts
> Commandes – Facturation clients (Quote-to-Cash)
> Achat – Factures fournisseurs (Procure-to-Pay)
> Ressources Humaines : Logistique de formation; Notes de frais; Prépaie
> Finance (Record-to-Report)
> Logistique
Activités
> Saisie de données dans applicatifs clients ou développement par Documenthom
> Contrôle
> Production et envoi de documents
> Reporting
> Développement et mise à disposition de Workflow à la demande
Numérisation & Reprise d’archives
Tous les documents créés ou reçus par votre entreprise doivent être conservés pendant une durée minimale qui varie de 2 à 30 ans selon le type de document. Document commercial, pièce comptable, document fiscal, document social, gestion du personnel... DOCUMENTHOM vous aide à y voir plus clair.
L’archivage physique permet de respecter les obligations légales de conservation, mais rapidement les archives peuvent être surchargées et il devient difficile de retrouver une information ou un document.
Disposant de scanners professionnels pour tout type de format, DOCUMENTHOM numérise votre fonds d’archives et vous fournit les outils vous permettant de rechercher et consulter facilement vos documents. DOCUMENTHOM vous propose une gestion dynamique de vos archives numérisées, en associant à chaque type de document la durée de conservation minimum légale.
Numérisation : en nous confiant la numérisation de vos documents,
DOCUMENTHOM vous permet de :
> Gagnez de l’espace
> Sauvegarder vos données
> Sécurisez vos données vitales
> Optimisez l’exploitation et l’accessibilité de vos données auprès de vos collaborateurs par la numérisation et l’indexation des vos documents multi-supports.
> Interfacer vos données dans une GED
> Numérisation tous formats (papiers, microfiches, diapositives, négatifs, photos..)
Reprise d'archives
> Étude des besoins et de la faisabilité
> Gestion de la logistique transport
> Tri et dépollution des documents, comptage et mise en lots
> Numérisation tous formats (papier, microfiches, microfilm, diapositives, négatifs, photos..)
> Vidéocodage
> Transmission des données numériques pour intégration dans GED client (Possibilité de consultation des données numériques en cours d’opération sur extranet)
> Archivage des documents ou Retour des originaux ou destruction des originaux (traitement de déchets sécurisé)
> Possibilité de stockage chez Tiers Archiveur
Recrutement de talents en situation de handicap
Vous recherchez un candidat dans le domaine administratif,
compétent et en situation de handicap ? Votre futur talent est chez nous !
Vous souhaitez
> répondre à votre Obligation d’Emploi de Travailleurs Handicapé (OETH)
> renforcer votre politique diversité
> développer votre démarche RSE
> valoriser votre marque employeur
Documenthom vous accompagne.
Il y a ceux qui rêvent de trouver Le bon profil et il y a ceux qui se rapprochent de Documenthom.
Conseil et Accompagnement
Documenthom vous conseille et vous accompagne afin d'optimiser votre organisation administrative.
> Accompagnement à la dématérialisation de processus
> Conseils et fourniture de Workflow
> Optimisation de processus
> Externalisation ou reprise d’activités (Spin-Off)
Création, hébergment et Maintenance site Web
Vous recherchez un site web adapté à vos besoins et en adéquation avec votre image…
Nous sommes là pour vous accompagner dans l’étude, le développement et le déploiement de vos projets en vous apportant une solution sur-mesure !
> Création de site vitrine ( WordPress, Joomla!... )
> Création de site E-commerce ( WordPress, Joomla!, Prestashop... )
> Dépôt de noms de domaine
> Hébergement et sécurisation des données
> Maintenance et mises à jour de vos plateformes et contenus
> Formation à l'administration de votre site
Développement Logiciel et Application
Vous recherchez une solution informatique, un logiciel métier ou une application adapté à vos besoins et en adéquation avec votre image…
Nous sommes là pour vous accompagner dans l’étude, le développement et le déploiement de vos projets en vous apportant une solution sur-mesure !
Nos Compétences
Analyse - Conseil – Audit - Formation | Rédaction de cahier des charges fonctionnelles | Gestion de projet informatiques | Gestion des plannings et des ressources | Accompagnement au changement | Modélisation - Développement | MCO utilisateurs...
> ERP / CRM (exemples : Vtiger, Odoo,…)
> Application mobile Android
> GED (adaptation aux besoins sur mesure)
> ERP (interfaçage avec vos outils tiers en web services type REST, SOAP, JSON, …)
> GPAO métier spécifique (exemple : logiciel de gestion de la qualité)
> Help Desk (Redmine, OSTicket,…)
> Solutions intranet / extranet (sur framework Symfony ou sur-mesure)
> Maintenance et sécurisation de vos données (gestion par tickets)
Courrier sortant / massification
Tous les jours, votre entreprise produit un volume important de courrier papier sortant : courriers de gestion, factures, quittances, fiches de paie, mailings ... Ces documents sont indispensables au fonctionnement de votre organisation mais représentent des dépenses conséquentes tout en mobilisant du personnel. Déléguer la gestion du courrier sortant à une entreprise adaptée vous permettra de valoriser votre image, de gagner en productivité, de bénéficier du tarif industriel sans seuil d’accès.
Audit et accompagnement
> État des lieux sur l’ensemble de vos courriers sortants par type d’affranchissement
> Identification du mode de production des courriers (suite bureautique, logiciels métier…)
> Étude de l’éligibilité de vos courriers à l’affranchissement au tarif courrier industriel et ou au tarif marketing direct
> Analyse des vos plis non distribués
> Proposition d’amélioration de process et d’optimisation postale
Solution(s) proposée(s)
> Proposition de solutions adaptées à vos besoins spécifiques
> Mise en place d’une plateforme web sécurisée dédiée
> Mise à disposition d’un serveur FTP sécurisé pour le dépôt de vos fichiers
> Déploiement d’une imprimante virtuelle pour votre courrier égrené et/ou en masse
Production du courrier : prestations et options
> Impression à l’identique (ISO) des courriers déposés
> Fusion courrier avec fond de page
> Publipostage
> Reformatage des adresses aux normes postales
> Assemblage de documents
> Impression en quadrichromie ou noir et blanc, possibilité de personnalisation d’enveloppes
> Création et édition d’enveloppes T
> Mise sous pli
> Option de production multi canal (Papier, mail, sms, archivage…)
Remise en poste - massification
> Affranchissement lettres, courriers recommandés, colis
> Massification de plis de gestion pour une tarification en courrier industriel (gain potentiel jusqu’à 30%)
> Courrier Marketing en nombre (Destineo...)
Mise à disposition des données
> Traçabilité des étapes de traitement
> Traitement de vos Plis Non Distribués (PND)
